Verwaltung¶
Benutzerprofil¶
Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihr individuelles Benutzerprofil zu bearbeiten, falls sich Angaben geändert haben sollten, und Ihr Kennwort zu ändern.
Navigieren Sie in diesen Bereich, indem Sie die Maus in der Menüleiste über das Menüfeld Verwaltung bewegen und in dem sich öffnenden Dropdown-Menü auf den Menüpunkt Benutzerprofil klicken:
Abb. 1
Ihr Benutzerprofil beinhaltet folgende Angaben (Abb. 2):
- Vorname
- Name
- Telefon
- Telefax
Bei den Angaben Vorname, Name und E-Mail-Adresse handelt es sich um Pflichtfelder. Telefonnummer und Telefax-Nummer sind dagegen optional. Um eine Angabe zu ändern, klicken Sie in die entsprechende Zeile und geben Sie die neue Angabe über Ihre Tastatur ein. Um Ihre Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf den speichern-Button.
Abb. 2
Um Ihr Kennwort zu ändern, klicken Sie auf den Kennwort ändern-Button. Sie erhalten eine neue Ansicht zum Ändern des Kennworts. Geben Sie nun in das Feld Passwort Ihr neues Passwort ein und bestätigen Sie dieses durch die erneute Eingabe im Feld Wiederholung. Klicken Sie zum Übernehmen des neuen Passworts auf den ändern-Button (Abb. 3).
Abb. 3
Benutzer¶
In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, Benutzer zu verwalten oder weiteren Mitarbeitern Ihres Hauses den Zugang zum DZH Online Service zu ermöglichen.
Navigieren Sie in diesen Bereich, indem Sie die Maus in der Menüleiste über das Menüfeld Verwaltung bewegen und in dem sich öffnenden Dropdown-Menü auf den Menüpunkt Benutzer klicken:
Abb. 4
Benutzerverwaltung¶
Die Oberfläche der Benutzerverwaltung zeigt ihnen unter anderem den Benutzernamen, den Vor- und Nachnamen des Nutzers und seine letzte Anmeldung an. Die Auflistung der Benutzer erfolgt alphabetisch nach dem Nachnamen sortiert (Abb. 5).
Abb. 5
Über das kleine blaue “Männchen”-Symbol am Ende jeder Zeile können Sie den jeweiligen Nutzer löschen (Abb. 5 Punkt 1).
Jeder neue Benutzer benötigt eine eigene E-Mail-Adresse. Es ist nicht möglich, mehrere Benutzer über die gleiche E-Mail-Adresse anzulegen. Zum Anlegen eines neuen Benutzers, klicken Sie auf den Button Neuen Benutzer erstellen (Abb. 5 Punkt 2).
Geben Sie anschließend in die neue Ansicht den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse des neuen Nutzers ein. Optional können Sie die Telefonnummer und die Telefax-Nummer hinzufügen.
Klicken Sie anschließend auf den speichern-Button** und der neue Benutzer wird vom System angelegt (Abb. 6).
Abb. 6
Benutzer bearbeiten¶
Sie haben die Möglichkeit, durch einen Klick auf den jeweiligen Benutzernamen
- die Benutzerdaten einzusehen,
- den jeweiligen Nutzern verschiedene Berechtigungen zuzuweisen,
- und den Nutzer zu deaktivieren oder gänzlich zu löschen.
Sie erhalten dann eine neue Ansicht zum Bearbeiten des jeweiligen Nutzers (Abb. 7).
Abb. 7
Zum Deaktivieren des Nutzers klicken Sie auf das graue “Männchen”, zum Löschen auf das blaue “Männchen” (Abb. 7 Punkt 1).
Die Benutzerverwaltung bietet Ihnen unter dem Titel Gruppen eine Auflistung diverse Auswahlkästchen, über die Sie dem jeweiligen Nutzer verschiedene Berechtigungen zuweisen können (Abb. 7 Punkt 2).
Mit einem Klick auf das Auswahlkästchen Alle an/abwählen können Sie alle Berechtigungen oder Funktionen für den Benutzer auswählen oder entfernen (Abb. 8).
Abb. 8
Um einzelne Berechtigungen auszuwählen, klicken Sie einfach mit dem Mauszeiger auf das jeweilige Kästchen (Abb. 9).
Abb. 9
Darüber hinaus können Sie den Nutzer am Ende der Seite zu verschiedenen Firmenpools zuordnen (Abb. 10 Punkt 1). Mit einem Klick auf das Auswahlkästchen Alle an/abwählen fügen Sie den Benutzer zu allen verfügbaren Firmenpools hinzu bzw. entfernen ihn aus allen.
Um einzelne Firmenpools auszuwählen oder abzuwählen, klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das jeweilige Kästchen.
Abb. 10
Nachdem Sie alle für den Benutzer relevanten Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den speichern-Button. Zudem können Sie das Passwort des jeweiligen Nutzers über den Passwort zurücksetzen-Button zurücksetzen, falls der entsprechende Nutzer sein Passwort vergessen haben sollte (Abb. 10 Punkt 2).
Firmenpools¶
Die Funktion Firmenpools bietet Ihnen die Möglichkeit, individuelle Firmenpools anzulegen. Die Nutzung von Firmenpools kann nützlich sein um Abrechnungsdatensätze übersichtlicher zu gestalten.
Navigieren Sie in diesen Bereich, indem Sie die Maus in der Menüleiste über das Menüfeld Verwaltung bewegen und in dem sich öffnenden Dropdown-Menü auf den Menüpunkt Firmenpools klicken:
Abb. 11
Einen neuen Firmenpool anlegen:
Um einen neuen Firmenpool zu erstellen, klicken Sie in das Feld Firmenpool Name und geben Sie den gewünschten Namen über die Tastatur ein (Abb. 12 Punkt 1). Das Feld “Firmenpool Name” ist ein Pflichtfeld und damit für das Erstellen eines Firmenpools notwendig.
Anschließend klicken Sie auf den neuen Firmenpool erstellen-Button. (Abb. 12 Punkt 2)
Abb. 12
Firmenpool bearbeiten:
Nachdem Sie einen Firmenpool erstellt haben, ändert sich Ihre Ansicht und Sie bekommen vom System eine Nachricht, dass Ihr Firmenpool angelegt wurde (Abb. 13). Sie haben jetzt die Möglichkeit Ihren Firmenpool zu bearbeiten.
Abb. 13
Das “Firmenpool Name”-Feld zeigt an, welchen Firmenpool Sie aktuell bearbeiten (Abb. 13 Punkt 1). Über den Firmenpool umbenennen - Button können Sie Ihren Firmenpool nach Bedarf umbenennen. Geben Sie dafür einen neuen Namen in das “Firmenpool Name”-Feld ein und klicken Sie auf den Button (Abb. 13 Punkt 2). Das System benachrichtigt Sie dann über eine erfolgreiche Namensänderung.
Der Seitenaufbau zeigt Ihnen zudem zwei Spalten: eine mit zugeordnete Kunden und eine mit nicht zugeordnete Kunden (Abb. 13 Punkt 3).
- Zugeordnete Kunden: Diese Kunden sind in Ihren Firmenpool integriert.
- Nicht zugeordnete Kunden: Auflistung aller verfügbaren Kunden
Die Spalten ermöglichen Ihnen die Zuordnung verschiedener Kunden zu Ihrem Firmenpool. (Diese Darstellungsweise ist Ihnen möglicherweise aus den Bereichen Im- und Export bekannt.) Um alle verfügbaren Kunden in den Firmenpool zu übernehmen, klicken Sie auf den Link Alle hinzufügen. Um alle Kunden aus dem Firmenpool zu entfernen, klicken Sie stattdessen auf den Link Alle entfernen (Abb. 14).
Abb. 14
Möchten Sie nur einzelne Kunden hinzufügen oder entfernen, nutzen Sie das drag-and-drop-Verfahren: Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf einen beliebigen Kunden und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Das Mauszeigersymbol ändert sein Aussehen in ein Auswahlkreuz - zusätzlich wird das betreffende Kundenfeld farblich markiert. Ziehen Sie das Feld mit der Maus je nach Bedarf in den Bereich zugeordnete Kunden oder nicht zugeordnete Kunden. Lassen Sie nun die linke Maustaste los und das Feld wird in den Bereich übernommen (Abb. 15). Veränderungen an der Exportliste werden generell mit einem Hinweistext des Systems visualisiert, sobald Sie Felder umsortieren.
Abb. 15
Sie haben außerdem die Möglichkeit über das Dropdown-Menü Firmenpool bearbeiten einen bereits angelegten Firmenpool auszuwählen und zu bearbeiten.
Klicken Sie dafür mit dem Mauszeiger auf den farbig hinterlegten Pfeil und wählen Sie anschließend per Mausklick aus der Ergebnisliste den gewünschten Firmenpool aus (Abb. 16). Bearbeiten Sie Ihren Firmenpool nun nach den eben kennengelernten Schritten.
Abb. 16
Um einen ausgewählten Firmenpool zu löschen, klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das rot hinterlegte X neben dem Firmenpool bearbeiten-Menü (Abb. 17).
Abb. 17
Sie werden nun vom System aufgefordert den Löschvorgang zu bestätigen (Abb. 18).
Abb. 18
FiBu-Kontonummern¶
Der Bereich FiBu-Kontonummern des DZH Online Service bietet Ihnen die nützliche Funktion, FiBu-Kontonummern von Kunden zu verwalten beziehungsweise zuzuordnen.
Navigieren Sie in diesen Bereich, indem Sie die Maus in der Menüleiste über das Menüfeld Verwaltung bewegen und in dem sich öffnenden Dropdown-Menü auf den Menüpunkt FiBu-Kontonummern klicken:
Abb. 19
Sie haben nun zum einen die Möglichkeit, unter dem Titel Zuordnung FiBu-Nr auf Kassengruppenebene Kassengemeinschaften den entsprechenden FiBu-Nummern zuzuordnen (Abb. 20 Punkt 1). Zum anderen erhalten Sie eine Auflistung aller bereits zugeordneten Kassengemeinschaften (Abb. 20 Punkt 2).
Abb. 20
Über das Feld gehe zu IK können Sie direkt zu einer Kassengemeinschaft springen. Klicken Sie dafür wahlweise auf den grau hinterlegten Pfeil und wählen das IK über die Ergebnisliste aus oder geben Sie es direkt über die Tastatur ein. Anschließend klicken Sie auf den suchen-Button.
Zuordnung FiBu-Nr. auf Kassengruppenebene¶
Um einer Kassengemeinschaft eine FiBu-Kontonummer zuzuordnen, wählen Sie zuerst die gewünschte Kassengemeinschaft aus. Klicken Sie dafür auf den grau hinterlegten Pfeil neben dem Eingabefeld und wählen Sie die Kassengemeinschaft aus der Ergebnisliste aus oder geben Sie sie direkt über die Tastatur in das Eingabefeld ein (Abb. 21).
Abb. 21
Anschließend klicken Sie in das Eingabefeld FiBu-Kontonummer und geben die entsprechende Nummer über Ihre Tastatur ein (Abb. 22). Klicken Sie nun auf den speichern-Button um Ihre Angaben zu übernehmen.
Abb. 22
Ihre Zuordnung sollte nun in der Liste der zugeordneten Kassengemeinschaften erscheinen.
Zuordnung verfeinern¶
Sie haben zudem die Möglichkeit, die Zuordnung einer bestimmten Kassengemeinschaft zu verfeinern. Klicken Sie dafür mit auf die grau hinterlegten Felder Zuordnung verfeinern, die sie hinter jeder Zeile finden. Sie erhalten nun im neuen Reiter Kasse eine Auflistung der zugeordneten FiBu-Nr. auf Kassenebene für die jeweilige Kassengemeinschaft (Abb. 23).
Abb. 23
Sie können nun zum einen die FiBu-Nummer für ALLE Kassen aus dieser Kassengemeinschaft ändern. Klicken Sie hierfür in das leere Eingabefeld und geben Sie die neue FiBu-Nummer ein und klicken Sie anschließend auf den speichern-Button (Abb. 24).
Abb. 24
Zum anderen können Sie die FiBu-Nummern von nur einzelnen Kassen ändern. Klicken Sie dafür in das Eingabefeld neben der gewünschten Kasse, löschen Sie über die Tastatur die vorhandene FiBu-Nummer und geben Sie stattdessen eine neue Nummer ein. Klicken Sie anschließend auf den speichern-Button. Die jeweilige Kasse ist nun einer neuen Nummer bzw. Kassengemeinschaft zugeordnet (Abb. 25).
Abb. 25
Diamant-Buchungskonten¶
Hier können Sie Ihre Diamant-Buchungskonten pflegen.
Navigieren Sie in diesen Bereich, indem Sie die Maus in der Menüleiste über das Menüfeld Verwaltung bewegen und in dem sich öffnenden Dropdown-Menü auf den Menüpunkt Diamant-Buchungskonten klicken:
Abb. 26
Auf der folgenden Seite werden Ihnen alle bereits eingepflegten Diamant-Buchungskonten angezeigt (Abb. 27). Über den Neues Diamant-Buchungskonto anlegen-Button können Sie ein neues Diamant-Buchungskonto hinzufügen.
Ihre Ergebnisse können Sie über die Suchmaske oberhalb der Ergebnisliste erneut filtern. Geben Sie dafür in einem der Suchfelder den gewünschten Suchbegriff ein und klicken Sie anschließend oben rechts auf suchen oder drücken sie die Enter-Taste auf Ihrer Tastatur. Sie erhalten anschließend eine entsprechende Ergebnisliste.
Sie können außerdem über den Button Filter zurücksetzen Ihren eingegebenen Suchfilter zurücksetzen.
Abb. 27
Wenn Sie den Button Neues Diamant-Buchungskonto anlegen geklickt haben, wird Ihnen ein Formular angezeigt (Abb. 28) mit dessen Hilfe Sie Ihr neues Diamant-Buchungskonto erstellen können.
Abb. 28
Archiv¶
Über das Auswahlfeld Archiv haben Sie die Möglichkeit, auch auf Daten zuzugreifen, die älter als zwei Jahre sind.
Navigieren Sie in diesen Bereich, indem Sie die Maus in der Menüleiste über das Menüfeld Verwaltung bewegen und in dem sich öffnenden Dropdown-Menü auf den Menüpunkt Archiv klicken:
Abb. 29
Sie werden zurück zur Startseite geführt und unter dem Logo des DZH Online Service sollte sich nun der Titel Archiv befinden (Abb. 30).
Sie können jetzt alle Funktionen des DZH Online Service wie gewohnt nutzen. Allerdings können Sie nun auf länger zurückliegende Daten zugreifen.
Abb. 30